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Gestion de l’aide sociale en EHPAD : le guide complet

L’aide sociale à l’hébergement (ASH) est une aide financière octroyée aux personnes de plus de 60 ans qui vivent en EHPAD et n’ont pas les ressources suffisantes pour payer leur facture. La prise en charge se fait par le département duquel le résident provient, là où se situe son domicile de secours, indépendamment du lieu de l’EHPAD. Si les règles relatives à l’aide sociale sont définies au niveau national, par le Code de l’action sociale et des familles (CASF), chaque département dispose ensuite de son propre règlement départemental de l’aide sociale, avec diverses subtilités. Selon le département de l’établissement et le département d’origine du résident, de nombreuses variations existent donc dans le circuit de l’aide sociale. Perception des ressources du résident, mode de reversion des ressources au Département, gestion de l’argent de poche, génération de bordereaux… La gestion de l’aide sociale peut vite tourner au casse-tête pour un directeur d’établissement. Conscient de ces difficultés, Novaxium vous propose un guide complet consacré à la gestion de l’aide sociale en EHPAD.

Le circuit de la demande de l’aide sociale

Tous les établissements ne sont pas égaux face à l’aide sociale. Certains s’y consacrent entièrement, tandis que d’autres ne comptent aucun lit dédié. Initialement, le nombre de places en aide sociale est décidé au moment de la création de l’établissement, conformément à l’arrêté d’autorisation d’ouverture. Cette décision est le fruit de négociations entre l’établissement, le Département et l’Agence Régionale de Santé. Ces deux institutions de tutelle ont tendance à orienter l’EHPAD vers un nombre de places en aide sociale défini par la politique territoriale que ce dernier soit public, privé ou associatif. On estime en moyenne que dans un établissement, 10% des lits sont à l’aide sociale.

La demande d’aide sociale à l’hébergement se fait généralement avant l’entrée dans l’établissement. Les résidents disposent d’un délai de 4 mois à compter de leur entrée en EHPAD pour faire leur demande auprès de la mairie ou du CCAS, le centre communal d’action sociale. Ils peuvent également en faire une au cours de leur séjour, en cas de dégradation de leur situation financière. Dans ce cas, même si les lits affectés à l’aide sociale sont tous occupés dans l’établissement, le résident pourra tout de même bénéficier de l’aide sociale, au-delà des places autorisées.

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Demande d’aide sociale : cas général

Le résident fait sa demande d’aide sociale au Département, soit en se rapprochant de la mairie, soit du CCAS. Tant que le Département ne notifie pas le résident et l’établissement d’une prise en charge dans le cadre de l’aide sociale, le résident ne bénéficie pas de l’aide sociale et est donc considéré comme un résident privé, qui doit payer son séjour.

Si la demande d’aide sociale est refusée, le résident reste considéré comme un résident privé et continue à payer entièrement ses factures.

Si la demande d’aide sociale est acceptée, deux possibilités :

  1. Le déclenchement de l’aide sociale se fait à la date d’entrée du résident, mais avec 2 à 6 mois de décalage, correspondant à la durée de traitement de la demande d’ASH. Pendant ces 2 à 6 mois, l’établissement a facturé le résident au tarif complet. Comme le Département a validé une prise en charge depuis le début de son séjour, une régularisation est effectuée en facturation (annulation de la facturation privée et refacturation en aide sociale). C’est le cas le plus courant.
  2. Le résident n’est pas pris en charge à la date de son entrée dans l’établissement, l’aide sociale est déclenchée dans les mois suivants. Dans ce cas, il faudra refacturer l’aide sociale à partir de la date réelle de prise en charge. Par exemple, si la prise en charge intervient 4 mois après l’entrée du résident en EHPAD, il faut défacturer 4 mois de séjour privé et refacturer 4 mois d’aide sociale.

De quoi dépendent ces deux cas de figure ?

Le choix de la date de prise en charge du résident se fait en fonction de ses ressources. Lorsqu’une personne fait une demande d’aide sociale, elle doit fournir un certain nombre de documents relatifs à ses ressources. Or, il peut arriver que le Département se rende compte que le résident n’a pas tenu compte de certaines ressources, à tort, telles qu’un bien immobilier, ou un compte d’épargne… Le Département tient alors compte de ces ressources et estime qu’avec par exemple 10 000 euros d’épargne jusque-là non déclarés, le résident est en mesure de payer 3 mois de séjour à titre privé. Dans ce cas, le Département ne déclenche l’aide sociale qu’à partir du 4ème mois.

Quel est le rôle de l’EHPAD en amont de la demande d’aide sociale ?

Avant l’entrée du résident en EHPAD, le directeur d’établissement doit s’assurer que le résident ait les ressources nécessaires pour payer son séjour. Par exemple, si la facture mensuelle s’élève à 3000 euros et que le résident n’a que 1000 euros à disposition, le directeur doit l’orienter vers le CCAS pour faire une demande d’aide sociale. Une fois l’aide sociale obtenue, le directeur d’établissement doit également s’assurer que la notification est bornée dans le temps. Généralement, une notification d’aide sociale est valable pour 5 ans. Six mois avant l’arrivée à échéance de la notification, le directeur doit s’assurer que le résident ait bien renouvelé sa demande d’aide sociale.

Aide sociale : qui paye quoi ?

Dans le cadre de l’aide sociale, les ressources du résident sont captées par le Département à hauteur de 90%. Ainsi, 90% des ressources du résident sont dédiées au paiement de ses factures. Les 10% restants s’apparentent à de l’argent de poche laissé au résident. En 2020, le montant minimal de cet argent de poche est de 108 euros.

Une fois les 90% de ressources du résident déduits du montant de la facture, le Département complète le paiement.

Exemple : La facture du résident est de 2000 euros. Le résident a 1000 euros de ressources. Il contribue au paiement de la facture à 90% de ses ressources, soit 900 euros. Or, le minimum légal d’argent de poche qui doit lui rester est de 108 euros. Le résident paye donc 892 euros de sa facture et les 1108 euros restants sont pris en charge par le département, qui complète.

Les différents modes de perception des ressources du résident

Selon le fonctionnement du département, le mode de récolte des 90% de ressources du résident diffère :

  • Dans un premier cas, l’établissement récupère les ressources du résident, avant de les renvoyer au Département qui paye ensuite la totalité de la facture. C’est le mode standard.
  • Dans un deuxième cas, l’établissement récupère les ressources du résident, mais les garde. Le Département paye ensuite la différence entre le montant de la facture et les ressources perçues auprès du résident. C’est le mode de paiement différentiel.

Bon à savoir : conformément aux objectifs nationaux, de plus en plus de départements tendent à passer vers le mode différentiel, qui leur facilite la tâche et évite les allers retours.

Génération de bordereaux à destination du département

Périodiquement, – tous les mois ou tous les trimestres selon le département -, l’établissement doit fournir un bordereau au département, indiquant le montant perçu et le reste à verser, pour régler en totalité la facture. La nature des bordereaux diffère selon le cas de figure :

  • Dans le cas standard, l’établissement ne fait pas un bordereau pour réclamer de l’argent, mais pour indiquer le montant des ressources perçu qu’il doit reverser intégralement au Département. Parallèlement à cette démarche, l’établissement fournit les factures du résident, pour que le Département paye la totalité de la facture.
  • Avec le mode différentiel, l’établissement émet un bordereau réclamant de l’argent au département, afin de compléter les sommes déjà versées par le résident.

Différences de traitement selon la localisation de l’établissement

Selon le mode de fonctionnement du département, ce dernier peut demander un bordereau de reversement ou un bordereau différentiel. Le processus peut également dépendre de la provenance du résident. En effet, des modes de fonctionnement différents peuvent être appliqués selon le département d’origine du résident et la localisation de l’établissement. Le département du Rhône peut par exemple fonctionner différemment selon les deux types de résidents qu’il prend en charge :

  • Les résidents originaires du Rhône qui ont leur établissement dans le Rhône
  • Les résidents originaires du Rhône mais qui sont dans un établissement situé dans un autre département

Cependant, la tendance est plutôt à l’uniformisation puisque ces différences de traitement n’offrent pas forcément le même niveau de couverture. En effet, étant donné que chaque département dispose de son propre règlement à l’aide sociale, des disparités existent selon le territoire. Par exemple, un département peut décider d’augmenter de 10 euros le minimum réglementaire d’argent de poche, le passant de 118 euros au lieu de 108.

Des règlements départementaux parfois imprécis

Le règlement départemental est censé définir les règles relatives à l’aide sociale. Malheureusement, ces règles ne sont pas toujours très précises et les nuances peuvent être difficiles à interpréter. Ainsi, chaque interlocuteur du département peut interpréter de façon différente le règlement lorsqu’il communique auprès des EHPAD. Il n’est donc pas rare que des différences existent entre deux établissements, pourtant situés au sein du même département.

Pour résumer : A partir du moment où le département prend en charge le résident à l’aide sociale, le résident doit consacrer 90% de ses ressources au paiement de sa facture et le département complète pour atteindre le montant total de la facture.

Demande d’aide sociale : en quoi consiste le mode de provision ?

Il existe une autre variante dans le circuit de l’aide sociale, selon que le Département applique ou non le mode de provision.

Lorsqu’un résident entre en EHPAD, il doit attendre un certain temps avant de savoir si sa demande d’aide sociale a été acceptée ou non. La durée de traitement peut prendre entre 1 et 6 mois (voire plus dans certains cas), le temps que le Département vérifie les ressources et effectue une recherche d’obligés alimentaires. Pendant ce laps de temps, le résident est facturé au tarif privé. Si le Département applique le mode de provision, le résident reverse bien 90% de ses ressources à l’établissement privé, comme dans le cas classique. La différence se situe dans le fait que l’établissement ne reverse pas ces montants au Département, il les gèle dans l’attente de la notification. Avant de savoir si l’aide sociale est acceptée ou non, l’établissement facture donc au tarif privé, le résident verse 90% de ses ressources, mais cet argent ne paye pas directement ses factures. Ainsi, il n’y a pas de paiement à proprement parler au cours de cette période.

  • Si la demande d’aide sociale est acceptée, l’établissement refacture tout à l’aide sociale. Il a déjà les ressources du résident et le Département complète.
  • Si la prise en charge est refusée, la provision constituée va servir à l’établissement à payer une partie des factures.

Généralement, le refus intervient car certaines ressources ou obligés alimentaires n’ont pas été considérés par le demandeur. Le Département peut par exemple s’apercevoir que le résident dispose d’une maison de campagne, dont la vente pourrait permettre de payer plusieurs mois voire années de séjour en EHPAD…

Bien qu’il soit décrit dans le Code de l’action sociale et des familles et qu’il puisse également figurer dans le règlement départemental, le mode de provision n’est pas systématiquement appliqué.

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Les subtilités de l’aide sociale

Le circuit de l’aide sociale est jonché de cas particuliers, d’exceptions à la règle et de spécificités locales. Pour être parfaitement exhaustif, il convient de passer ces dernières en revue.

Participation des obligés alimentaires

Dans le cadre d’une demande d’ASH, une recherche d’obligés alimentaires peut être effectuée, à la demande du juge des Affaires familiales, ou du président du Conseil départemental. Il s’agit d’identifier les membres de la famille du résident, susceptibles de l’assister financièrement. Selon les départements, les obligés alimentaires peuvent être les enfants, les petits-enfants ou les ascendants. Certains départements vont même plus loin en sollicitant les frères et les sœurs. Si la recherche d’obligés alimentaires est fructueuse, les enfants du résident peuvent donc être amenés à payer une partie de la facture. Dans ce cas, l’établissement capte les 90% des ressources du résident et le Département paye le reste de la facture, après avoir sollicité la participation des obligés alimentaires.

En théorie, la participation des obligés alimentaires n’est pas censée impacter l’EHPAD. En pratique, il peut arriver dans certains départements que les établissements soient chargés d’effectuer l’encaissement de la participation des obligés alimentaires.

Deux cas de figure dans la récolte des contributions

Pour financer l’aide sociale, l’établissement doit récupérer 90% des ressources du résident. Cette récolte des contributions peut se faire de deux façons différentes :

  • Soit l’EHPAD récupère 90% des ressources auprès du résident. C’est le cas le plus courant.
  • Soit l’établissement capte 100% des ressources du résident, directement à leur source. Au lieu de verser sa pension au résident, la caisse de retraite la verse directement à l’établissement.

Ce mode de récolte un peu particulier peut être imposé par le Département comme mode de fonctionnement normal. Il peut aussi s’agir d’une mesure exceptionnelle, au cas où le résident n’aurait pas versé ses ressources à l’établissement depuis plus de 3 mois. Etant donné qu’il capte 100% des ressources du résident, l’établissement se retrouve, dans ce cas, à devoir calculer, gérer et reverser l’argent de poche au résident.

  • Pour rappel, le montant de l’argent de poche correspond à 10% des ressources du résident, en tenant compte du minimum réglementaire de 108 euros.

L’appel de fonds

Parvenir à récolter les ressources du résident constitue une difficulté importante pour les établissements. Pour faciliter ce travail, un appel de fonds est généralement réalisé. En début de période, l’établissement émet un document adressé au résident qui détaille le montant des sommes attendues : « Pour le mois d’avril 750 euros sont attendus de tel organisme et 120 euros de tel autre ». Un tel appel de fonds permet de faciliter la tâche au résident et de lui rappeler les sommes dues.

Aide sociale et mise sous tutelle

Il peut arriver qu’un résident vulnérable, – atteint de la maladie d’Alzheimer, par exemple -, soit sous protection juridique, telle que la tutelle ou la curatelle.

Théoriquement, lorsqu’un tuteur a été désigné, l’établissement est totalement déchargé de la gestion de l’aide sociale. C’est au tuteur de faire le lien avec le Département, de collecter les ressources, de payer à l’établissement la partie qu’il doit payer, – ou de reverser les ressources directement au département -, pour que le département paye ensuite la facture à l’établissement. En pratique, il n’est pas rare que le tuteur ne soit pas un professionnel et qu’il s’agisse d’un membre de la famille complètement dépassé par le circuit de l’aide sociale… Dans ce cas, l’établissement se retrouve à assurer la gestion de l’aide sociale à sa place.

Comment Novaxium simplifie la gestion de l’aide sociale

Conçu par des professionnels de l’EHPAD, le logiciel de gestion Novaxium vise à améliorer l’efficacité commerciale et administrative des établissements. Ce logiciel intuitif permet d’optimiser son TO, de générer des factures conformes aux contrats de séjour des résidents et de gagner en productivité, grâce notamment à la réévaluation automatique des tarifs. Le module dédié à l’aide sociale a été développé en travaillant étroitement avec des établissements gérant presque exclusivement l’aide sociale. L’objectif était de limiter toutes les actions effectuées à la main pour :

  • Générer automatiquement des bordereaux conformes à chaque département
  • Encaisser les ressources plus facilement
  • Calculer l’argent de poche immédiatement
  • Permettre aux directeurs d’établissements de passer moins de temps sur les tâches administratives, afin de pouvoir se recentrer sur les résidents eux-mêmes.

Forte de leur expérience en EHPAD, les équipes de Novaxium ont épluché l’ensemble des règlements départementaux. Le logiciel comprend donc les règles générales de chaque département et ces règles sont régulièrement mises à jour. S’il existe des spécificités dans le couple Département / établissement, elles peuvent être paramétrées au sein du logiciel.

Peu importe si tel département a choisi d’augmenter de 11,50 euros le montant minimum d’argent de poche, le logiciel connaît cette règle et la prend automatiquement en compte dans son calcul. La gestion des absences est également simplifiée, puisque les éventuelles déductions sont automatiquement prises en compte. Ainsi, il devient possible de centraliser les ressources et de calculer les bordereaux en fonction de ce qui a vraiment été perçu, en lien avec la notification du résident. Pénurie chronique de personnel, déficit d’image, stress de maintenir un bon taux d’occupation… En tant que directeur d’établissement, vous avez déjà fort à faire pour ne pas perdre du temps sur des subtilités administratives. Solution clé en main, Novaxium vous assiste au quotidien dans les méandres de la gestion de l’aide sociale, pour vous permettre de vous consacrer pleinement aux défis posés par la transition démographique.

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