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Comment Novaxium va vous permettre de booster votre taux d’occupation à moindre coût ?

La crise sanitaire et économique liée à la pandémie de Covid-19 impacte les EHPAD, et certains directeurs d’établissement se trouvent confrontés à une baisse de leur taux d’occupation. Au risque de perdre en rentabilité, voire de mettre en péril la pérennité de leur structure… Pour rebondir, il s’agit de miser sur les actions stratégiques, efficaces rapidement et à moindre frais. Mais la tâche n’est pas toujours aisée : à défaut de fibre commerciale, et/ou par manque de temps, difficile de se consacrer aux missions de prospection dans les meilleures conditions. C’est justement pour pallier cette difficulté, pour économiser en temps et en pénibilité, qu’Oppido a développé un module CRM pour son logiciel Novaxium. Spécifiquement conçu pour répondre aux besoins des personnels d’EHPAD, le module simplifie, fiabilise et accélère la gestion commerciale des contacts pour in fine booster le taux d’occupation de l’établissement à moindre coût. Une solution actionnable facilement et immédiatement, une aubaine dans le contexte actuel… Zoom sur les possibilités et les performances de cet outil.

Gestion des fiches contacts : gagnez en fluidité

La 1ère utilité d’un bon module CRM : une gestion simple, rapide et organisée des fiches contacts.

Qui sont les contacts en EHPAD ? Principalement chaque futur résident potentiel, ainsi que son conjoint. Mais un 2ème type de contact doit être géré : l’entourage du résident. Parce que ces personnes sont souvent désorientées, et non autonomes sur les plans psychique ou physique, ce sont leurs familles qui la plupart du temps cherchent à les placer. Troisième et dernier type de contact essentiel : les prescripteurs. Personnes morales ou physiques, clinique de soins et de suite, médecin ou assistante sociale… ces contacts dirigent vers l’EHPAD des personnes à accueillir.

Le module CRM de Novaxium permet de gérer les 3 types de fiches contacts – futur résident, entourage et prescripteur. In fine, le directeur d’EHPAD optimise sa gestion commerciale.

  • Le logiciel collecte et stocke de manière sécurisée l’intégralité des informations relatives à la personne à accueillir dans l’EHPAD : état de santé, choix d’établissement, besoins spécifiques en chambre… Cette gestion centralisée permet de parfaitement organiser l’accueil dans la structure, pour ainsi optimiser son taux d’occupation.
  • Multi-établissements, multi-utilisateurs et multi-activités, Novaxium offre une visibilité optimale pour faciliter la gestion de la structure à un niveau global, et de manière stratégique. A défaut de place dans un établissement, le directeur d’EHPAD peut alors adresser le résident dans un autre établissement de son groupe sans difficulté ni perte de temps, directement depuis le CRM. Le risque d’erreur est réduit à néant, le process est fluidifié.
  • Le suivi commercial en temps réel, l’automatisation des tâches et la gestion partagée permet de faciliter la transformation des contacts en séjour.
logiciel CRM EHPAD

Opportunités de contacts : profitez du potentiel de la connexion automatique

Le CRM de Novaxium est conçu pour limiter au maximum le travail chronophage et fastidieux de saisie manuelle. Dans cette optique, il s’interconnecte avec les différentes sources d’apports de contacts des directeurs d’EHPAD :

  • Une connexion directe avec ViaTrajectoire : pour tirer parti de toutes les opportunités de mise en relation de ce portail public et gratuit, le CRM reçoit directement les offres en provenance de la plateforme ViaTrajectoire. Plus besoin de ressaisie manuelle des données, elles sont immédiatement collectées dans Novaxium. Plus de risque d’erreur, pas de perte de temps et moins de pénibilité à la clé…
  • De la même manière, les demandes qui arrivent depuis le site Internet de l’établissement sont intégrées automatiquement dans le CRM de Novaxium, mêmes bénéfices à la clé.
  • CRM « réactif », Novaxium est également interconnecté avec les organismes de placement privés. Assistance Retraite, Cap Retraite, Retraite Plus, Ma retraite.com… nombreux sont les directeurs d’EHPAD à recevoir fréquemment des emails en provenance d’organismes de placement, et plus rares sont ceux qui trouvent le temps de les traiter dans les délais contractuels. Conformément à la politique répandue des 48h et des 180 jours, le directeur d’établissement peut alors se retrouver à payer plusieurs fois pour un même lead… il travaille alors à perte. C’est pour éviter ces coûts que le CRM de Novaxium prend en compte cette spécificité : l’outil permet d’éviter aux établissements de payer des doublons. Grâce à une connexion automatique aux organismes de placement, les offres arrivent directement dans le CRM et le logiciel gère toutes les règles contractuelles de placement de façon automatique. Encore une fois pour un gain de temps et d’argent considérable.

Animation de votre réseau de prescripteurs : exploitez des outils performants

Soigner son réseau de prescripteurs compte parmi les leviers majeurs pour augmenter son taux d’occupation. Le module CRM du logiciel de gestion pour EHPAD Novaxium permet de mettre en place les actions utiles à cet effet…

  • « Proactif », le CRM permet de piloter des campagnes publipostages pour animer le réseau de prescripteurs. Cette action contribue à amplifier votre flux de trafic entrant : grâce au gain d’attractivité de la structure auprès des prescripteurs, le directeur d’EHPAD reçoit davantage de nouvelles demandes. La communication en effet est essentielle non seulement pour gagner en notoriété, mais aussi pour garder le contact avec le réseau de prescripteurs. Les outils d’emailing intégrés à Novaxium offrent plus de résonnance aux actions de communication, et permettent de nourrir régulièrement les prescripteurs à moindres efforts. Le logiciel en effet se dote de fonctionnalités et modèles destinés à faciliter la mise en œuvre de la stratégie webmarketing.
  • Le CRM offre une visibilité parfaite sur les actions entreprises auprès des différents prescripteurs. En quelques clics, les prescripteurs sont classés et qualifiés eu égard à des critères permettant de produire des statistiques utiles. Ces résultats de statistiques donnent la possibilité de mettre en place différentes stratégies auprès des prescripteurs, pour améliorer le taux d’occupation avec la meilleure efficacité.

Lire aussi : EHPAD : comment et pourquoi prendre soin de son réseau de prescripteurs ?

En conclusion : grâce à sa connexion à ViaTrajectoire, parce qu’il permet de gérer le flux en provenance des organismes de placement et de développer aisément son réseau de prescripteurs, le logiciel de gestion Novaxium représente un investissement rentable pour les EHPAD. Sa facilité d’utilisation permet une prise en main immédiate, et son système d’automatisation des tâches dégage du temps pour développer des actions de prospection ciblées et qualitatives. Le combo gagnant pour ne plus rater aucune opportunité de contact, et augmenter son taux d’occupation à moindre coût…

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