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Directeur d’EHPAD : 5 astuces pour mieux gérer votre temps

En tant que directeur d’EHPAD, vous êtes sur tous les fronts ! Management du personnel, administratif et finances, relations avec les résidents et les familles, mise en place de nouveaux projets, communication avec le réseau de prescripteurs… Vous êtes à la fois gestionnaire, manager et commercial. Sans oublier votre mission d’accueil des résidents et de leurs proches, parce que votre métier est avant tout tourné vers l’humain. Au-delà de l’étendue de vos tâches, il s’agit d’être réactif : le directeur d’EHPAD doit s’adapter rapidement, en permanence, aux pratiques évolutives de la profession, pour toujours satisfaire ses résidents – en jeu l’optimisation de son taux d’occupation, entre autres.

Devant l’ampleur de la tâche, et parce que vos journées de travail ne sont pas extensibles, comment vous organiser ? Découvrez 5 astuces pour mieux gérer votre temps.

#1 Organisez votre semaine de travail de manière rigoureuse et stratégique

Etablir un planning hebdomadaire vous aide à y voir plus clair : découpez votre semaine par créneaux, et assignez une tâche par créneau.

Exemple : consacrez chaque matin une demi-heure au traitement de vos emails, réservez l’administratif à vos fins de journées, planifiez une réunion hebdomadaire avec votre personnel en début d’après-midi, passez vos coups de téléphone du mardi ou jeudi dans la matinée, rencontrez vos résidents une fois par jour…

Quelques conseils pour bien organiser votre semaine :

  • Planifiez vos actions par ordre de priorité, et établissez une to-do-list que vous mettez à jour au fil du temps. Vous visualisez ainsi l’avancement de vos tâches, vous savez exactement où vous en êtes.
  • Gardez des créneaux pour les imprévus. Les urgences et les changements font partie de votre quotidien au travail, réserver des créneaux à cet effet vous permet de ne pas vous trouver débordé.
  • Soyez stratégique ! Vous êtes plus productif le matin ? Consacrez vos matinées aux tâches qui demandent le plus de concentration (réflexion sur de nouveaux projets, par exemple) et assurez-vous de ne pas être dérangé. Vous planifiez vos contacts avec vos prescripteurs ? Evitez le mercredi, beaucoup ne travaillent pas ce jour pour s’occuper de leurs enfants.

Votre planning sous les yeux, vous suivez une ligne de conduite organisée : un bon moyen de gérer votre temps !

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#2 Un dossier à la fois pour gagner du temps !

Vous avez tendance à gérer plusieurs dossiers en simultané ? Ce mode de fonctionnement n’est pas nécessairement optimal en termes de productivité. Recentrer votre travail sur un dossier à la fois vous offre 2 avantages :

  • Vous limitez le risque d’erreurs. Si vous travaillez sur plusieurs dossiers en même temps, en effet, votre attention est moindre. Erreurs de saisie, oublis… chaque erreur nécessite de revenir sur votre travail, une perte de temps à éviter.
  • Vous êtes mieux concentré… et plus rapide ! Prendre chaque dossier un par un optimise votre concentration : vous ne vous éparpillez pas, vous êtes pleinement efficace sur le sujet à traiter. A la clé : un gain de temps précieux.

Vos délais sont serrés, et la satisfaction de vos résidents et de vos collaborateurs est en jeu. Dans un emploi du temps chargé, chaque minute gagnée est précieuse…

#3 Déléguez dans la mesure du possible

Certaines tâches, par nature, sont réservées au directeur d’EHPAD. D’autres au contraire peuvent être confiées à vos collaborateurs…

  1. Faites la liste des tâches dont vous souhaitez/devez garder l’entière maîtrise, et identifiez celles pour lesquelles votre rôle n’est pas central. Certains directeurs d’EHPAD craignent de déléguer, pourtant sachez que vous êtes remplaçable sur de nombreuses missions : apprenez à faire confiance !
  • Assignez à vos collaborateurs les tâches à déléguer, en fonction de leurs compétences respectives et de leur emploi du temps.
  • Prévoyez de rester disponible pour les accompagner sur certaines questions délicates, vous restez leur manager.
  • Evaluez le résultat : vous aurez sans doute de bonnes surprises ! Si vous estimez que le travail n’est pas à la hauteur, revoyez les modalités de la délégation…

Vous avez recruté vos collaborateurs pour leurs qualités humaines et leurs compétences professionnelles. Faites-vous confiance : l’équipe qui vous entoure est apte à vous décharger d’une part de vos missions. Encore un bon moyen de gagner du temps dans vos journées de travail à rallonge !

#4 Aménagez un environnement propice au travail

Bien ordonner votre bureau permet de mieux ordonner vos idées ! Avant même de vous mettre au travail, veillez à ce que votre environnement soit correctement organisé, et stimulant. Chaque papier à sa place, des outils numériques qui facilitent le traitement des informations, des éléments d’aménagement agréables et confortables… autant d’astuces pour favoriser votre efficacité, et votre bien-être au travail !

#5 Un bon outil de gestion pour votre EHPAD

Tirez parti des innovations technologiques pour mieux gérer votre temps ! Un logiciel de gestion performant vous permet non seulement de bien vous organiser, mais aussi d’économiser sur les tâches chronophages…

  • Le logiciel de gestion d’EHPAD vous permet d’automatiser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Les fonctionnalités d’automatisation vous font gagner du temps, limitent le risque d’erreurs et permettent à toute l’équipe de se concentrer sur son cœur de métier. Autre avantage : en évitant les tâches fastidieuses, vos collaborateurs gagnent en bien-être au travail…
  • Vous centralisez vos données dans un outil unique, vous êtes mieux organisé. Vous trouvez et traitez les informations plus vite, vous limitez le risque de perte de données et vous améliorez votre communication avec vos différents interlocuteurs –familles et résidents, prescripteurs…

Grâce à Novaxium, vous disposez d’un CRM performant pour gérer votre EHPAD. Centralisation des données, automatisation des tâches, pilotage de votre activité facilité… autant de fonctionnalités au service du directeur d’EHPAD pour mieux gérer son temps.

Bien vous organiser et déléguer – aux collaborateurs et à votre outil de gestion ! – vous fait gagner du temps. Du temps à réinvestir sur votre cœur de métier : l’accueil de vos résidents et de leurs proches.


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