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Directeurs d’EHPAD votre logiciel CRM est-il vraiment performant ?

De plus en plus d’EHPAD ont recours aujourd’hui à un CRM, ou outil de gestion de la relation client, pour centraliser leurs contacts, gérer les contrats et optimiser leur taux d’occupation. Or, de nombreux directeurs d’EHPAD ne sont pas satisfaits par l’utilisation de leur CRM. En faîtes-vous partie ? Si vous vous sentez sur-équipés, que vous ne voyez pas le bout de vos démarches administratives et que vous perdez beaucoup de temps sur des tâches simples, c’est qu’il est peut-être temps de vous interroger sur ce que vous êtes en droit d’attendre d’un CRM. 

Petit tour d’horizon pour vous permettre de savoir si le progiciel de votre établissement est réellement adapté à vos besoins.

La gestion de vos contacts et de votre taux d’occupation est-elle optimale ?

Pour savoir si votre CRM est vraiment performant par rapport à vos besoins et à vos attentes, il est indispensable de prendre le temps d’analyser ses fonctionnalités. En effet, la principale vocation d’un CRM est de centraliser et gérer les informations relatives à des fiches contacts. La première question à se poser est donc la suivante : 

Avez-vous la possibilité, en quelques clics, d’accéder à toutes les informations relatives à un résident, un membre de son entourage ou un prescripteur au sein de votre établissement ? 

En somme, pouvez-vous extraire des informations rapidement de votre CRM ? Si vous rencontrez des difficultés à ce niveau, il peut être intéressant de vous interroger : 

Est-ce un problème de collecte de données ? D’ergonomie du CRM ? Un problème technique lié à vos équipements ? Si la réponse pointe vers le CRM, il y a fort à parier que son utilisation ait un impact négatif sur votre efficacité. 

Si vous avez l’impression que votre CRM ne remplit pas toutes les fonctions dont vous avez besoin ou si vous vous demandez encore quelles sont les tâches que vous pourriez optimiser pour gagner du temps, nous vous invitons à lire ce qui suit.

logiciel CRM EHPAD

Les fonctionnalités essentielles d’un CRM pour la gestion d’un EHPAD

Qu’attendre d’un CRM dédié à un EHPAD ? On pourrait le résumer en 4 grands principes :

  • Centralisation de l’information, 
  • Automatisation des tâches simples, 
  • Interconnexion avec les plateformes de placement,
  • Simplicité d’utilisation.

Voici, en détail, quelques-unes des fonctionnalités qui vous permettront de bénéficier d’un outil réellement utile et efficace pour la gestion de votre établissement.

Voici, en détail, quelques-unes des fonctionnalités qui vous permettront de bénéficier d’un outil réellement utile et efficace pour la gestion de votre établissement.

Une connexion automatique pour les demandes de placement

Fonctionnalité indispensable pour optimiser au mieux le taux d’occupation de votre établissement, la connexion automatique permet également de gagner du temps en traitant directement les demandes via le CRM et de collecter les données de vos prospects. 

Interconnexion avec ViaTrajectoire

Annuaire en ligne, ViaTrajectoire propose la recherche d’établissements et la réalisation de demandes d’admission. La connexion entre le CRM de votre établissement et la plateforme publique permet ainsi de recevoir directement les demandes et de pouvoir les traiter directement dans le progiciel, d’envoyer des documents, de planifier des rendez-vous et d’archiver les échanges.

Interconnexion avec les organismes de placement

Pour ne rien manquer des demandes faites auprès de votre établissement, il est également utile de pouvoir connecter votre CRM aux principaux organismes de placement tels que Assistance Retraite, Cap Retraite, Retraite Plus, etc. Cela permettra une plus grande réactivité face aux demandes. 

Animer votre réseau de prescripteurs

Le développement du réseau de prescripteurs constitue l’une des tâches les plus essentielles pour les responsables et directeurs d’EHPAD. Et le CRM s’avère essentiel pour le suivi commercial : 

  • Historique des actions entreprises auprès des prescripteurs, 
  • Sauvegarde des échanges, 
  • Qualification des contacts, 
  • Campagnes d’informations ciblées, 
  • Création de rappels et règles de gestion, 
  • etc.

Élaborer des fiches contacts claires et complètes

Un CRM est une interface unique permettant de centraliser toutes les informations qui concernent à la fois vos résidents, mais également le personnel de votre établissement, les fournisseurs et les partenaires éventuels. Votre progiciel doit vous permettre d’accéder à des fiches contact claires, complètes, et comportant un historique de vos échanges. La base de données de votre CRM doit être régulièrement mise à jour afin d’assurer des informations fiables et utiles.

Un stockage sécurisé de la base de données

Il existe plusieurs solutions de stockage :

  • Physique sous la forme, par exemple, d’un ou plusieurs serveurs au sein de votre établissement.
  • Cloud via un prestataire.

Il est, le plus souvent, recommandé d’opter pour un cloud agréé Hebergement de Données de Santé. En effet, le stockage physique comporte de nombreux inconvénients avec des risques de pannes, de sinistres ou de piratage accrus. 

Un CRM pour tous vos établissements, vos utilisateurs et toutes vos activités

Quelle que soit la configuration de votre établissement, un CRM se doit d’être flexible et adaptatif. Que ce soit pour la mise en place du même CRM et de la même base de données sur plusieurs établissements, l’ouverture des accès à l’ensemble du personnel administratif ou encore l’exécution de diverses tâches (création de contrats, suivi commercial, campagne d’e-mailing), le CRM idéal s’adapte à vos besoins.

Gérer les contacts des résidents en fonction de leurs besoins

Le CRM peut également vous permettre de créer des règles de gestion automatiques en fonction de l’orientation et de la typologie de soin des résidents. Le CRM permet un traitement à la fois rapide et très individualisé de chaque contact.

Suivi commercial : automatisez et répartissez les tâches

Tout l’intérêt d’un CRM est de pouvoir traiter rapidement un grand nombre de tâches simples. Le suivi commercial, très chronophage, peut être largement automatisé via la mise en place de règles de gestion, d’automatismes, etc. Le progiciel peut aussi permettre l’assignation de tâches.

Un CRM conforme à la RGPD

Enfin, votre logiciel doit intégrer les contraintes de la réglementation RGPD en matière de collecte et de conservation de données. Cela se traduit, entre autres, par la possibilité d’exporter les données d’un contact pour lui permettre d’y avoir accès. La personne, après avoir donné son consentement sur l’utilisation de ses données personnelles, doit pouvoir facilement exercer son droit de rectification ou de suppression.

Il est également important de définir une durée maximale de conservation des données et de l’indiquer dans les conditions générales d’utilisation.

Les données dites “sensibles”, en particulier celles qui concernent la santé du patient, doivent faire l’objet d’une sécurisation accrue et ne pas être accessibles sur la fiche contact.

Il existe aujourd’hui peu de CRM totalement dédiés à la gestion des établissements de santé. Avec Novaxium, vous bénéficiez d’un CRM entièrement pensé pour les EHPAD. Vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gagner du temps et optimiser la gestion et le taux d’occupation de votre établissement.

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