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Top 3 des fonctionnalités indispensables d’un CRM en EHPAD

Bien décidé à améliorer le taux d’occupation de votre établissement, vous cherchez à vous équiper d’un CRM, un logiciel de gestion de contacts et de plans d’actions d’avant-séjour. C’est une excellente idée, qui vous permettra à coup sûr de saisir davantage d’opportunités pour votre EHPAD. Attention cependant à ne pas prendre la première solution venue ! Bien que vous deviez entreprendre des actions commerciales pour assurer la pérennité de votre structure, le métier de directeur d’EHPAD n’est pas le même que celui d’une force commerciale lambda. Parce que l’humain est au cœur de votre activité, le logiciel CRM choisi doit en tenir compte. Découvrez les 3 critères indispensables de votre futur CRM.

1.     Une CRM offrant une gestion des contacts optimale

C’est la première vocation d’un CRM (Customer Relationship Management) : centraliser et gérer les fiches de contacts. Pour rappel, dans un EHPAD, il existe trois types de contacts :

  1. Le futur résident, parfois désorienté et non-autonome
  2. L’entourage du futur résident, sa famille qui cherche à le placer en EHPAD
  3. Les prescripteurs, des personnes morales ou physiques qui peuvent adresser des résidents à l’EHPAD.  Ces professionnels côtoient régulièrement des séniors, sans pour autant être des concurrents directs de l’EHPAD (médecins, assistante sociale, services de mairie…).

Origine du contact, coordonnées, attentes, tâches à effectuer, pièces jointes… En vous donnant accès à l’historique de la relation avec chaque contact, le CRM vous permet d’être plus efficace dans vos actions commerciales. In fine, le gestionnaire de contacts d’un CRM concoure à l’optimisation de votre taux d’occupation (TO) et vous permet de :

  • Gagner du temps grâce à une saisie rapide et intuitive des différentes informations
  • Bénéficier de davantage de visibilité et saisir plus d’opportunités grâce à un fichier propre, structuré et mis à jour
  • D’augmenter ses chances de convaincre les potentiels résidents, en centralisant en un même endroit toutes les informations importantes à leur sujet (état de santé, zone géographique privilégiée, attentes vis-à-vis du séjour et la chambre…)
  • De disposer d’une meilleure traçabilité des actions marketing engagées, notamment auprès des prescripteurs

Un CRM conçu pour les EHPAD, tel que Novaxium, vous permettra d’engager les actions les plus adaptées et de suivre au mieux les différentes opportunités pour optimiser votre taux d’occupation.

Par ailleurs, Novaxium est un logiciel multi établissements, multi utilisateurs et multi activités. Cela signifie que s’il n’y a pas de place au sein de votre établissement à l’instant t, vous pouvez adresser un résident à un autre établissement de votre groupe, directement depuis votre CRM.

Une fois l’admission validée, le logiciel permet ensuite de transformer facilement vos contacts en séjours, grâce aux fonctionnalités de gestion partagée et d’interopérabilité avec les applications de soins et de facturation du marché.

2.     Un CRM pour animer votre réseau de prescripteurs

Même si cela prend du temps, développer son réseau de prescripteurs constitue une tâche incontournable pour les directeurs d’EHPAD. Cela vous permettra de disposer d’un flux régulier de nouveaux arrivants, sans avoir à débourser le moindre centime. Pour autant, avant d’arriver à une telle situation, il faudra se donner les moyens de se faire connaître auprès des différents prescripteurs. Pour y parvenir, le CRM sera votre meilleur allié.

Dans un premier temps, les informations du gestionnaire de contacts vous donnent la possibilité de garder le fil sur les différentes actions entreprises auprès des prescripteurs. Le CRM vous permet ainsi de qualifier, de catégoriser et de classer vos prescripteurs. En un coup d’œil vous pouvez savoir qui est votre prescripteur n°1, celui qui vous a adressé le plus de résidents au cours de l’année écoulée, et quelles démarches vous avez entreprises pour le chouchouter. A l’inverse, en créant diverses catégories, telles que « à convaincre en priorité », vous saurez où concentrer vos efforts et serez en mesure de déployer des actions spécifiques pour des groupes de prescripteurs similaires.

Ainsi, un logiciel « proactif » tel que le CRM de Novaxium, offre la possibilité de piloter des campagnes de publipostages, afin d’animer votre réseau de prescripteurs. Grâce à des modèles d’emails et de courriers prédéfinis, vous pouvez en quelques clics lancer des actions marketing aux messages extrêmement ciblés. En effet, ce n’est qu’en entretenant régulièrement le lien que vous pourrez développer une relation durable avec vos prescripteurs. Veillez-donc à choisir un CRM qui vous accompagnera au quotidien dans vos actions commerciales et marketing.

logiciel CRM EHPAD

3.     Un CRM avec une connexion automatique à ViaTrajectoire et aux Organismes de Placement

Pour trouver de nouveaux résidents, les EHPAD peuvent compter sur des organismes de placement privés ainsi que sur le portail public ViaTrajectoire. Si ce dernier a le mérite d’être entièrement gratuit, il n’en demeure pas moins qu’il peut induire des ressaisies de dossiers chronophages et sources d’erreurs. C’est pourquoi il est important de privilégier un CRM bénéficiant d’une connexion automatisée avec ViaTrajectoire.

En optant pour le CRM de Novaxium, toutes les offres de ViaTrajectoire arrivent directement dans votre CRM. Pour que les demandes faites depuis votre site internet soient également centralisées en un même endroit, le logiciel dispose d’une intégration avec le site web-marchand de votre établissement. Ainsi, vous ne risquez plus de manquer une seule opportunité !

Dans le même ordre d’idées, mieux vaut privilégier un CRM dit « réactif », connecté avec les Organismes de Placement privés, afin que les différentes offres arrivent directement dans le CRM. Si le logiciel a été conçu pour les EHPAD, il sera capable de gérer toutes les règles contractuelles de placement de façon automatique.

Conçu spécifiquement pour aider les directeurs d’EHPAD dans leurs démarches du quotidien, le CRM interactif de Novaxium vous permet d’assurer la gestion de l’ensemble de la prospection, grâce à son fonctionnement à double flux. Découvrez la puissance de cet outil en demandant une démonstration personnalisée de Novaxium !

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