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4 conseils pour améliorer la gestion commerciale d’un EHPAD

Dans un contexte fortement concurrentiel, les établissements accueillant des personnes âgées doivent multiplier les actions pour rendre leur structure attractive et optimiser le taux d’occupation. Parce qu’elle a trait à l’humain et à la santé, l’activité commerciale d’un EHPAD ne saurait être envisagée de façon traditionnelle. Voici nos conseils pour améliorer la gestion commerciale au sein de votre EHPAD, EHPA ou Résidence Autonomie.

1. Posez des objectifs clairs

Avant d’entreprendre toute démarche commerciale, posez-vous un instant pour définir clairement vos objectifs. C’est la base d’une bonne gestion commerciale, afin de savoir où l’on va. De combien de % souhaitez-vous augmenter votre taux d’occupation ? Quel délai vous laissez-vous ? De quels moyens disposez-vous pour y parvenir ? Déterminez un plan d’action, séquencé en différentes étapes, comprenant un budget et des moyens définis. Cette ligne directrice doit guider les actions de gestion à venir. Si vous éprouvez des difficultés à lister des objectifs, appuyez-vous sur la méthode SMART.

  • Spécifique : « être plus rentable » est un objectif trop large, préférez par exemple : « augmenter mon taux d’occupation ».
  • Mesurable : pour savoir si vous avez atteint votre objectif, vous devez vous reposer sur des données fiables et chiffrées. Par exemple, « augmenter mon taux d’occupation de 2% ».
  • Atteignable : assurez vous que vous avez les moyens d’atteindre votre objectif.
  • Réaliste : assurez-vous que le contexte rende la réussite de votre objectif possible, qu’il n’est pas trop ambitieux.
  • Temporel : fixez vous une limite de temps pour atteindre votre objectif.

En suivant la méthode SMART, vous pourriez ainsi définir l’objectif « Augmenter mon taux d’occupation de 2% en 3 mois ». Sachant que vous pouvez également vous baser sur cette méthode pour décliner une série de sous-objectifs pour y parvenir.

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2. Gérez votre temps

Il y a beaucoup d’aspects à gérer quand on travaille en EHPAD. Le temps est donc une donnée importante sur laquelle vous focaliser. Pour avoir une bonne productivité commerciale, il est important de savoir quelles sont les priorités. Quelles sont les tâches qui peuvent attendre et celles réellement urgentes ? Même si vous êtes submergés, tâchez de vous dégager régulièrement du temps pour le commercial. Ne minimisez pas l’impact des petites actions quotidiennes, 20 minutes par jour peuvent suffire à changer la stratégie commerciale d’une structure.

Pensez également à échanger avec vos collaborateurs pour récolter des informations. Ce temps d’échanges peut vous apporter des connaissances précieuses, et vous éviter des recherches inutiles.

En cas de difficulté passagère de remplissage, et si vous n’avez vraiment pas de temps à consacrer à votre approche commerciale, vous pouvez également faire appel à un Organisme de Placement. Ce service public gratuit propose une aide à l’orientation personnalisée dans le domaine de la santé, notamment pour les personnes âgées.

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3. Développez votre réseau de prescripteurs

Impossible de faire de la prospection commerciale classique au sein d’un EHPAD. En revanche, il existe de nombreux acteurs à solliciter pour faire connaître votre établissement à l’extérieur. Pour attirer une clientèle nombreuse et augmenter votre taux d’occupation, vous devez faire croître votre réseau de prescripteurs. Centres locaux d’information et de coordination (CLIC), professionnels de l’Hospitalisation à domicile (HAD), hôpitaux, médecins, professionnels paramédicaux et sociaux, assistantes sociales, services de mairie… De la même manière qu’un kiné s’installant dans un nouveau quartier ira se présenter aux médecins généralistes, vous devez vous manifester auprès de tous les professionnels ayant une activité complémentaire à la vôtre. A chaque contact, vous devrez démontrer la qualité de vie qu’offre votre établissement à ses résidents. Si vous réussissez à gagner la confiance d’un prescripteur, il vantera volontiers les mérites de votre structure auprès de ses propres clients ou patients.

Pour développer son réseau de prescripteurs, la première étape consiste donc à lister tous les acteurs du territoire, en contact avec des personnes âgées qui pourraient devenir des résidents, mais qui ne sont pas des concurrents directs.

Une fois cette liste établie, prenez contact ! Soyez conscients des enjeux propres à chaque prescripteur et faites-leur savoir que vous les comprenez. Expliquez en quoi vous pourriez travailler de concert dans l’accompagnement des seniors. Evidemment, un seul coup de fil ne suffira pas. Pour devenir un acteur incontournable, dont le nom viendra immédiatement en tête de vos prescripteurs lorsqu’on leur demandera s’ils ne connaîtraient pas par hasard « un bon EHPAD », vous devrez vous investir sur le long terme. Peut-être proposer un déjeuner, pour échanger avec votre prescripteur sur vos problématiques communes ? Peut-être une invitation à visiter votre structure ? Prenez le temps de créer du contact humain. Egards et professionnalisme sont les maîtres mots d’une relation durable et fructueuse avec ses prescripteurs.

4. Utilisez des outils performants

Votre temps est précieux et il doit être consacré à des tâches à valeur ajoutée, telles que le développement de votre réseau de prescripteurs. Pour toutes les autres tâches, reposez-vous sur des outils numériques. Analyse des données, gestion des contacts, calcul du taux d’occupation, création automatique de factures, génération des relevés des clients en attente de paiement ou de facturation… Les EHPAD peuvent désormais se doter de logiciels proposant toutes les fonctionnalités nécessaires aux actions commerciales. Un gain de temps considérable, dont il serait dommage de se priver !

Conçu par et pour des professionnels des EHPAD, le logiciel Novaxium est un allié redoutable pour améliorer l’efficacité commerciale et administrative de votre établissement. Progiciel composé de 7 modules, Novaxium vous fait gagner du temps en automatisant des fonctions de base, telles que la génération de campagnes commerciales, de factures ou de contrats. Suivi commercial optimisé, statistiques de facturation poussées, reporting opérationnel, exports ciblés pour les déclaratifs tutelles… Grâce à différents outils, vous êtes en mesure d’analyser précisément votre activité et de prendre ainsi les décisions qui s’imposent.

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