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Comment éviter les impayés dans votre EHPAD ?

Il n’est pas rare pour un EHPAD d’être confronté à des difficultés de paiement du reste à charge des résidents. Parce qu’elle met en péril la bonne gestion de votre établissement, tout en nécessitant des interactions avec l’usager et son entourage, la gestion des impayés est un sujet sensible. Parce qu’elle entre en collision avec les valeurs non-lucratives, la question est d’autant plus délicate pour les établissements privés non lucratifs. Quelles actions peuvent-elles être mises en place dans un EHPAD pour éviter les impayés ? Comment prévenir le risque et grâce à quels outils ? Réponses.

Prévention des impayés en EHPAD : des précautions à prendre dès le départ

Une mauvaise gestion de la situation financière du résident impacte autant l’EHPAD que la famille de ce dernier. Avant d’en arriver à la désagréable situation d’impayés, un directeur d’établissement peut mener différentes actions pour se prémunir du risque :

  • Les critères d’admission et la vérification des ressources : dès l’admission, il convient d’étudier scrupuleusement le dossier du résident. Le directeur de l’EHPAD doit connaître les revenus de la personne âgée et le nom des obligés alimentaires.
  • En cas d’insolvabilité, il faudra orienter le résident vers une demande d’aide sociale, si l’établissement y est habilité. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que les droits du résident soient ouverts auprès de la CAF, du Conseil Départemental pour l’APA, voire auprès de la compagnie d’assurance si ce dernier a souscrit un contrat d’assurance dépendance.
  • La mise en œuvre de garanties de paiement, pour se prémunir d’un éventuel défaut de paiement. Vous pourriez par exemple demander une caution simple, de deux fois le tarif d’hébergement mensuel, ou bien proposer une caution solidaire à destination des obligés alimentaires. Un tel dispositif les engage à payer le montant des frais d’hébergement, en cas de défaillance de leur parent.
  • Le contrat de séjour peut également comprendre une clause décrivant les incidences de l’impayé sur l’exécution et le maintien du contrat. En ce sens, vous pouvez mentionner la possibilité d’une résiliation unilatérale du contrat, en cas d’impayés excédant un plafond fixé dans cette clause.
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Pour éviter les impayés en EHPAD : réagir rapidement !

Une situation qui s’enlise n’est souhaitable pour personne. Si malgré les précautions prises la situation se dégradait, il vous faudrait agir dès les premiers défauts de paiement constatés. Soyez donc vigilants quant aux premiers symptômes de défaillance du débiteur. Relance de paiement des arriérés par lettre recommandée, sollicitation des obligés alimentaires, mis en place d’un plan d’apurement de la dette, recours à un médiateur… Vous disposez d’un arsenal de mesures graduelles, à initier auprès du résident ou de sa famille :

  • L’analyse du dossier : prescription, capacité juridique ou mesure d’assistance ou de représentation, documents justificatifs de la créance, identification des sommes recouvrables
  • La définition d’une stratégie de recouvrement en lien avec l’analyse du dossier et la politique d’établissement
  • Relance et mise en demeure
  • Recherche de solution, règlement amiable et plan d’apurement de la dette
  • Recours au médiateur à la consommation
  • Règlement judiciaire

Recouvrement de la créance en EHPAD, que dit la Loi ?

En matière d’impayés, la Loi ne prévoit aucune action spécifique aux EHPAD. Ainsi, la seule possibilité est d’agir sur le fondement subsidiaire de l’enrichissement sans cause. La jurisprudence autorise en effet les EHPAD à saisir le juge aux affaires familiales compétant pour solliciter la condamnation des obligés alimentaires à régler les sommes dues, au titre d’impayés relatifs aux frais d’hébergement. La Cour de Cassation considère généralement qu’il est impossible de solliciter le paiement de sommes dues antérieurement au dépôt de la requête auprès du juge aux affaires familiales. Il est cependant possible de s’affranchir de cette règle, en prouvant que votre établissement n’est pas resté inactif quant au recouvrement des impayés, et en apportant la preuve de l’état de besoin des obligés alimentaires. Les preuves à fournir peuvent être :

  • L’envoi de Lettres Recommandées avec Accusé de Réception, adressées aux créanciers alimentaires, pour leur rappeler leurs obligations de paiement. Ces lettres doivent préciser la somme à payer et comporter un état récapitulatif de la dette
  • Des lettres de mises en demeure, envoyées à la suite d’une absence de réponse aux lettres de relances
  • L’engagement signé par un obligé alimentaire, lors de l’entrée dans l’EHPAD, à assurer les frais d’hébergement

En apportant ces preuves, la demande de l’établissement à récupérer les sommes avancées auprès de la famille du résident, est jugée fondée. Bien entendu, ce recours ne peut s’appliquer que dans la limite des moyens des obligés alimentaires. Ces derniers ne sont pas tenus solidairement au paiement intégral de la dette, c’est aux juges de fixer la part contributive de chacun, en fonction de leurs ressources financières.

Impayés en EHPAD, est-il possible de mettre fin au contrat de séjour ?

Dans les cas les plus extrêmes, un établissement peut légalement mettre fin au contrat de séjour du résident, en respectant le délai de préavis défini dans le contrat de séjour. Si une telle situation devait survenir, il est conseillé d’orienter la famille vers des établissements moins onéreux et habilités à l’aide sociale. Dans tous les cas, il ne faut pas hésiter à se tourner vers l’ARS ou le Conseil Départemental, qui pourront aider le directeur d’EHPAD à trouver une solution satisfaisante.

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