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Organisme de placement en EHPAD : comment en optimiser l’utilisation ?

Pour maximiser ses chances d’optimiser son taux d’occupation, les organismes privés de placement jouent un rôle crucial. Mais en multipliant le nombre d’interlocuteurs, – organismes de placement, ViaTrajectoire, prescripteurs… -, les directeurs d’EHPAD se retrouvent parfois avec plusieurs fois le même contact. Comment prouvez votre bonne foi et limiter les doublons ? Nos conseils pour faire face à cette situation délicate.

L’importance d’une bonne gestion des données

Pour ne pas être submergé, dans un monde idéal, il faut pouvoir se dégager du temps pour traiter chaque contact entrant, dès réception de la proposition :

  • Les propositions issues d’un placement public
  • Les contacts apportés pas son réseau de prescripteurs
  • Mais également les demandes directes

Dans la mesure du possible, il est vivement conseillé de prendre le temps de traiter chaque demande directe et d’en assurer un suivi. Les proches et les résidents doivent se sentir écoutés et pris en charge, même si vous n’avez pas de place à leur proposer à l’instant T.

Si vous gérez plusieurs établissements, il vous faudra impérativement une base de données commune, afin de pouvoir notamment (ré)orienter les résidents vers les établissements les plus adaptés, en fonction des places disponibles.

Les organismes de placement, des alliés précieux pour les directeurs d’EHPAD… à condition d’être équipé des bons outils pour gérer les doublons !

Nombreux sont les directeurs d’EHPAD à recevoir fréquemment des emails en provenance d’organismes de placement, mais plus rares sont ceux qui trouvent le temps de les traiter dans les délais contractuels. En soi, le fonctionnement de ces organismes est bénéfique pour votre établissement, car il concoure à l’optimisation de votre taux d’occupation. Mais lorsque vous n’avez plus le temps de traiter chaque proposition, en vous assurant que vous ne disposez pas déjà du contact proposé, l’opération devient moins intéressante, car les établissements prennent le risque d’avoir à payer plusieurs fois le même résident potentiel… Pour rappel, les organismes de placement facturent les contacts à la transformation en séjour à la suite de la mise en relation, selon la politique fréquente des 48/72 h et des 180 jours.

Pour se prémunir de ce genre de déconvenues, vous devez pouvoir savoir en quelques clics si le contact apporté par l’organisme de placement est inédit ou si vous l’aviez déjà dans votre base de contacts. Pour ce faire, il faut aller au-delà du fichier Excel. Avec un bon CRM, vous horodatez le premier contact, ce qui donne l’antériorité à ce canal de réception

logiciel CRM EHPAD

Être bien équipé – un CRM pour la gestion des contacts

Bien qu’un directeur d’EHPAD se doit d’avoir la fibre commerciale, ce n’est pas un commercial lambda. Pour être efficace, son outil de travail, son CRM, doit s’adapter aux spécificités de son métier.

Conçu par et pour des professionnels de l’EHPAD, le CRM de Novaxium permet de limiter au maximum la saisie manuelle. Interconnecté aux sources d’apport de contacts, – telles que ViaTrajectoire et le site web de l’établissement, il bénéficie également d’une connexion automatique avec les organismes de placement privés. Assistance Retraite, Cap Retraite, Retraite Plus… Le CRM de Novaxium est dit « réactif », dans le sens où les différentes offres des organismes de placement arrivent directement dans le CRM. Le logiciel s’occupe alors d’appliquer et de gérer toutes les règles de placement, sans qu’aucune intervention manuelle ne soit nécessaire. Avec une telle solution, les directeurs d’EHPAD gagnent un temps considérable et se donnent les moyens de réaliser des économies substantielles, en évitant tout risque de doublon.

Au-delà d’une gestion de contacts irréprochable, le CRM de Novaxium permet d’effectuer un suivi commercial en temps réel, d’automatiser des tâches, et d’assurer une gestion partagée, afin de faciliter le suivi des contacts. C’est un atout au quotidien pour le directeur d’établissement.

Vous l’aurez compris : un bon logiciel de CRM se doit avant tout d’offrir à ses utilisateurs une gestion simple, rapide et organisée des fiches contacts. De cette organisation claire et efficiente découlera ensuite de nombreux bénéfices, tels qu’une meilleure visibilité sur le taux d’occupation et les opportunités en cours, sur différents établissements. Multi-établissement, multi-utilisateurs, multi-activités et monobase de données, Novaxium est un outil qui accompagne au quotidien les directeurs d’EHPAD. A défaut de place dans un établissement, le directeur d’EHPAD peut alors orienter le résident dans un autre établissement de son groupe sans difficulté ni perte de temps, directement depuis le CRM. Le risque d’erreur est réduit à néant, le process est fluidifié.

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