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Comment optimiser ses ressources pour augmenter la qualité de l’accueil en EHPAD ?

De par sa nature, l’EHPAD doit miser sur une qualité d’accueil irréprochable, et toujours améliorée. Pour augmenter la qualité de l’accueil en EHPAD, le directeur de la structure doit pouvoir bénéficier d’appuis fiables et efficaces… Où trouver ces appuis nécessaires ? Dans l’humain d’une part, dans des outils informatiques performants d’autre part. Découvrez comment optimiser ces ressources humaines et matérielles.

Le volet humain : optimiser les ressources humaines en EHPAD

Le personnel d’EHPAD est le pivot de l’établissement : c’est l’action collective de l’ensemble des collaborateurs qui conditionne la satisfaction des résidents. Il s’agit donc d’un levier d’action majeur pour améliorer la qualité des conditions d’accueil. 3 axes sont envisageables pour optimiser ses ressources humaines.

1. Revoir la répartition des tâches

Les soins d’hygiène ne doivent pas nécessairement être exclusivement réservés aux aides-soignantes, de même que l’animatrice ne peut valablement prendre à sa seule charge la mise en œuvre de l’ensemble des activités au sein de l’établissement. Le personnel d’EHPAD risque de pâtir d’une surcharge de travail, qui plus n’est pas assez diversifié et parfois rébarbatif. Et la qualité de l’accueil des résidents s’en ressent…

Au-delà du recrutement, une meilleure répartition des tâches dans la structure permet de pallier cette problématique. Le directeur d’EHPAD peut mixer les compétences, et miser sur la polyvalence de ses collaborateurs. A la clé : plus de motivation chez le personnel d’EHPAD, et plus de satisfaction chez les résidents.

2. Recruter de nouveaux collaborateurs qualifiés

Pour renforcer les équipes, le directeur d’EHPAD peut agir de 2 manières :

  • Il attire des collaborateurs talentueux, et/ou assure des formations pour faire monter en compétences son personnel en poste.
  • Il augmente ses effectifs, pour réduire la charge de travail du personnel d’EHPAD et permettre un accompagnement des résidents dans les meilleures conditions.

Recruter, nécessairement, implique des coûts. Les contrats aidés (CUI et « emplois d’avenir ») représentent une solution de choix dans un contexte budgétaire serré : vous bénéficiez d’un soutien financier de l’Etat.

Zoom sur les contrats aidés :

  • Le CUI : vous embauchez un nouveau collaborateur pour une durée de 6 à 24 mois, et vous assurez sa formation. En contrepartie, l’Etat vous verse une aide à hauteur de 40 à 90 % du SMIC brut.
  • Emplois d’avenir : vous embauchez sur 36 mois maximum un jeune sans emploi, âgé de 16 à 25 ans et qui se heurte à des difficultés d’insertion professionnelle. L’Etat vous aide à hauteur de 35 à 75 % de sa rémunération brute.

Une fois vos nouvelles recrues embauchées et formées, gardez-les au sein de votre structure !

En savoir + : Directeur d’EHPAD, réussissez à fidéliser votre personnel d’EHPAD !

3. Améliorer le bien-être au travail

L’entrain du personnel d’EHPAD est essentiel pour assurer la qualité d’accueil. Le bien-être au travail est dans cette optique un levier d’action central. Parmi les axes d’optimisation du bien-être : réduire la pénibilité en fournissant aux équipes des outils de gestion ludiques et intuitifs. Ces outils automatisent les tâches les plus fastidieuses pour rendre le travail plus efficace, ils permettent de gagner du temps à réinvestir sur les missions d’accueil à plus forte valeur ajoutée. Actionnables par les ressources humaines pour gagner en bien-être au travail, les supports technologiques représentent une ressource à part entière pour augmenter la qualité d’accueil en EHPAD… à condition de choisir le bon outil.

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Le volet technologique : choisir les outils de gestion adaptés

Un logiciel de gestion de contacts et de prescripteurs (CRM) pour EHPAD performant vous permet de gérer l’avant-accueill’accueil et de préparer le séjour.

1. La gestion de l’avant-accueil

La période d’avant-accueil ne doit pas être négligée : le futur résident et sa famille forgent leurs premières impressions sur votre EHPAD, votre image est déjà en jeu. Le bon CRM EHPAD permet de programmer et d’envoyer automatiquement tous documents utiles à la famille et/ou au futur résident : à réception dans les délais annoncés (à l’occasion de la réunion d’information, par exemple), les destinataires sont confortés dans l’idée que votre établissement est sérieux et fiable. Une première impression positive, qui présage de bonnes conditions d’accueil en EHPAD.

2. La gestion de l’accueil

Le jour de l’arrivée du résident, le bon outil CRM permet de retrouver en quelques clics l’ensemble des informations nécessaires pour favoriser les meilleures conditions d’accueil du résident. Les données sont visibles en un clin d’œil et organisées de manière optimale, la démarche d’accueil se déroule sans impair ni imprévu. Dans la mesure où cette démarche n’est pas toujours facile pour les familles et le résident, en assurer la fluidité vous permet de parfaitement accompagner pour rassurer : vous optimisez encore la qualité de l’accueil en EHPAD.

3. La gestion du séjour

Le logiciel de gestion pour EHPAD est conçu pour centraliser et stocker les données de manière organisée et sécurisée, de partager l’information auprès des collaborateurs concernés, et d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, pour économiser du temps et gagner en fiabilité. Gestion des contrats, facturation et encaissement, aides sociales, suivi et évaluation de la démarche qualité, portail famille… les fonctionnalités du logiciel permettent une gestion automatisée. Le gain de temps est précieux : vous le réinvestissez dans l’accueil des résidents et de leurs proches. La qualité s’en ressent, votre établissement monte en gamme et votre attractivité s’accroît.

En conclusion : le personnel d’EHPAD est la ressource prioritaire à optimiser pour augmenter la qualité d’accueil de vos résidents et de leur entourage. En appui pour vos collaborateurs, le le logiciel de gestion d’EHPAD (intégrant le module CRM EHPAD) automatise les processus de gestion chronophages : vous recentrez utilement vos équipes sur des missions à fort potentiel, parmi lesquelles l’accueil.

logiciel CRM EHPAD
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