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EHPAD : comment et pourquoi prendre soin de son réseau de prescripteurs ?

Les instances dirigeantes des EHPAD sont de plus en plus amenées à compter sur leur réseau de prescripteurs pour assurer leur développement et leur pérennité. Qu’il s’agisse des centres locaux d’information et de coordination (CLIC), des professionnels de l’Hospitalisation A Domicile (HAD), des assistants sociaux, des hôpitaux, des médecins, des professionnels paramédicaux et sociaux ou encore des services de la mairie du lieu d’implantation : tous les moyens sont bons pour tisser son réseau et assurer une diversité en son sein.

En tant que directeur d’EHPAD, ces différents professionnels dont l’activité est complémentaire à la vôtre peuvent représenter un véritable atout commercial pour votre structure, à condition bien sûr de les adresser de la meilleure façon. Dans cet article, Novaxium vous dévoile 3 conseils pour vous aider à prendre soin de votre réseau de prescripteurs.

Développer son réseau de prescripteurs pour optimiser son taux d’occupation

Les directeurs d’EHPAD ont généralement des journées bien chargées au cours desquelles ils doivent jongler entre plusieurs missions aussi diverses que variées. Or, le développement d’un réseau de prescripteurs demande un investissement de temps important et nécessite de mobiliser de nombreuses compétences (relations publiques, commerce, négociation). Bien que conscients des bénéfices apportés par un réseau de prescripteurs, les responsables d’EHPAD n’ont généralement pas le temps de mettre en place un plan d’action pour le développer. Pourtant, ils éprouvent parfois des difficultés à trouver de nouveaux résidents. Pour y parvenir, l’une des solutions les plus simples reste de déléguer cette mission à des organismes de placement. Seul bémol : sur le même modèle que les courtiers, ces structures prennent des commissions sur chaque dossier, ce qui peut vite faire grimper en flèche la somme due pour chaque admission.

Pour trouver de nouveaux résidents sans avoir à troquer sa casquette de directeur d’EHPAD contre celle de commercial, il existe une solution simple qui se révèle être diablement efficace : développer son réseau de prescripteurs. Pour tisser ce réseau, la première étape consiste à identifier l’ensemble des potentiels partenaires présents sur votre territoire, en l’occurrence toutes les personnes physiques et morales en contact avec des seniors mais qui ne sont pas vos concurrents directs. Ensuite, à vous de les contacter par téléphone ou mail afin de programmer une rencontre physique lors de laquelle vous pourrez présenter votre structure sous son meilleur jour !

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Bien connaître son réseau de prescripteurs : un indispensable

Si vous souhaitez avoir toutes les cartes en main pour soigner votre réseau de prescripteurs, la première étape consiste à les connaître et à les qualifier de la façon la plus précise possible. Pour y parvenir en conjuguant souplesse, efficacité et flexibilité, rien ne vaut un puissant CRM. Un CRM, ou Customer Relationship Manager, est un logiciel dont l’objectif est de faciliter la gestion des fiches de contacts de toutes les parties prenantes de l’entreprise : clients, fournisseurs, partenaires, prescripteurs… Dans votre cas, ce type d’outil permet notamment de créer des fiches contact et des plans d’action en amont du séjour pour :

  • les résidents,
  • leur entourage,
  • les prescripteurs.

Ses principaux atouts : assurer une forte traçabilité sur les différentes opportunités reçues et disposer d’une parfaite visibilité sur son réseau de prescripteurs. Cette vision à 360° permet entre autres d’optimiser le processus d’aide à la décision pour les futures actions à mener au sein de l’EHPAD.

Grâce à un CRM, vous pouvez en quelques clics seulement catégoriser, qualifier et classer les différents prescripteurs selon des critères préalablement définis. En fonction des statistiques obtenues, vous serez à même de mettre en place différentes stratégies et d’identifier les prescripteurs qui contribuent le plus à améliorer votre taux d’occupation. Par exemple, le prescripteur le plus fidèle et efficace qui vous a permis d’intégrer le plus grand nombre de nouveaux résidents au cours de l’an dernier sera à considérer avec précaution. Visites régulières, invitations au restaurant, petits cadeaux pour les fêtes de fin d’année : tous les moyens sont bons pour continuer à alimenter votre relation et faire en sorte que le prescripteur en question continue à vous envoyer de nouveaux contacts.

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Le CRM, un atout de taille pour animer son réseau de prescripteurs

Grâce au CRM interactif développé par Novaxium, vous pouvez mener une prospection efficace et de récolter les fruits d’un fonctionnement à double flux pour optimiser le fonctionnement de votre établissement. D’une part, vous bénéficiez d’un trafic entrant pour votre EHPAD, et d’autre part d’un flux amplifié par le réseau et la notoriété de vos prescripteurs qui vous amènent de nouveaux résidents. La synergie de ces deux éléments permet de booster naturellement votre taux d’occupation et d’économiser un temps précieux de prospection.

En tant que directeur d’EHPAD, l’utilité d’un CRM est double :

  • optimiser le suivi commercial et la gestion au sens large, ce qui a pour finalité un meilleur taux d’occupation dans votre établissement de santé,
  • offrir plus de résonance à votre communication grâce aux outils d’e-mailing intégrés afin de nourrir régulièrement votre réseau de prescripteurs.

Parmi l’offre de CRM disponible sur le marché, il n’est pas toujours évident de s’orienter vers l’outil le plus approprié à la configuration de son entreprise. C’est pour cette raison que Novaxium a choisi de se spécialiser dans le secteur des EHPAD qui ont un fonctionnement particulier. Ainsi, notre outil vous garantit :

– une parfaite visibilité sur vos prescripteurs pour garder une trace de la relation et des différentes actions entreprises,

– un déploiement simplifié des campagnes marketing avec un ciblage précis et un paramétrage facilité. Vous choisissez les critères les plus pertinents pour votre campagne et le CRM vous fournit une liste de contacts qualifiés. Si vous n’avez pas l’âme d’un grand designer, pas de problème ! Novaxium intègre également des modèles de documents pour vos campagnes e-mailing afin de vous faire gagner du temps lors de la mise en page. Ensuite, il vous suffit de programmer la diffusion à une date ultérieure si vous ne souhaitez pas l’envoyer immédiatement.

Miser sur son réseau de prescripteurs est un moyen simple et efficace d’augmenter son taux d’occupation, le tout à moindre coût et sans fournir beaucoup d’efforts. Dans cette continuité, le CRM Novaxium vous accompagne pas à pas dans le développement et l’animation de votre réseau de prescripteurs. Pour obtenir plus d’informations sur notre outil, n’hésitez pas à nous contacter !

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