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Taux d’occupation EHPAD : 4 astuces pour bien l’optimiser

Le taux d’occupation en EHPAD est une préoccupation constante – et parfaitement légitime. En ligne de mire : la rentabilité de votre structure. Alors comment tendre à 100 % de remplissage ? Découvrez 5 astuces pour optimiser votre taux d’occupation en EHPAD.

Bien mesurer et analyser votre taux d’occupation en EHPAD

Le taux d’occupation en EHPAD est un indicateur précieux. Il permet en effet de mesurer la proportion de remplissage de votre établissement eu égard aux places disponibles. Pour tirer les conséquences utiles de la mesure de votre taux d’occupation en EHPAD, il s’agit de l’évaluer sur une période suffisamment longue – et significative.

Calculer le pourcentage des lits occupés par rapport au nombre total de lits sur une période d’une année vous permet de :

  • Comparer l’évolution de vos chiffres d’une année sur l’autre, pour comprendre la variation de votre CA.
  • Evaluer la satisfaction des occupants et la réputation de votre établissement, sur la base de la hausse ou de la baisse de fréquentation.
  • Envisager toutes mesures utiles pour accroître votre taux d’occupation en EHPAD, et améliorer ainsi votre rentabilité.

Pour rappel sur la formule de calcul :

Taux de remplissage = (Nombre de chambres occupées/Nombre total de chambres) x 100.

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Améliorer l’inclusivité de votre établissement

Pourquoi vos prospects délaissent votre EHPAD au profit d’un autre ? Quels freins les dissuade de fréquenter votre établissement ? Quels sont les reproches fréquents ? Répondre à ces questions vous permet d’adapter votre offre le plus efficacement possible, pour augmenter votre taux d’occupation en EHPAD.

Pour toucher le plus grand nombre, augmentez votre attractivité en misant sur l’inclusivité. L’objectif Proposer des accueils différenciés pour le plus grand bien de vos résidents  :

  • Snoezelen
  • Thérapies non médicamenteuses
  • Accueil psychiatrique
  • Handicapés vieillisants
  • Jardin thérapeutique
  • Sports (parcours de santé)

De la sorte, vous vous assurez de n’exclure aucun prospect ab initio.

Surveiller votre e-réputation

L’avènement du web fait la part belle à la satisfaction client, et tous les secteurs sont concernés. Mettez en place une surveillance régulière de votre e-réputation, pour tirer les conséquences utiles de vos retours clients.

Les points de surveillance :

  • Mettez en place une veille sur les réseaux sociaux, pour vous informer de ce qui se dit à propos de votre EHPAD.
  • Scannez les sites d’avis en ligne, pour suivre l’évolution de votre notation.
  • Tapez le nom de votre établissement sur le moteur de recherche Google pour surveiller les résultats associés.

Les mauvaises critiques sont monnaie courante. Expérience clients, expérience de l’entourage de vos clients (famille et proches), propreté des chambres et des équipements, amabilité du personnel… tout est scruté et critiqué de manière positive ou négative. En cas d’avis négatif, veillez à répondre dans des délais brefs et sur un ton cordial.

En surveillant votre e-réputation, vous êtes en mesure d’améliorer vos faiblesses notables, pour in fine augmenter votre taux d’occupation en EHPAD.

Optimiser vos partenariats avec les prescripteurs

En tant qu’intermédiaires neutres entre votre établissement et les populations âgées ou leurs familles, les prescripteurs sont vos meilleurs vecteurs de communication pour augmenter votre taux d’occupation en EHPAD. Encore faut-il nouer les bons partenariats, dans les bonnes conditions.

Comment bien se préparer à travailler avec des prescripteurs ?

  1. Identifiez les prescripteurs qui interviennent dans la zone géographique de votre EHPAD.
  2. Réalisez un inventaire exhaustif, pour maximiser vos points d’entrée.
  3. Préparez des notices d’information à destination des prescripteurs. Ces notices doivent être à la fois très informatives et convaincantes.
  4. Planifiez des rendez-vous et des réunions, pour communiquer en personne et jouir ainsi d’un meilleur impact.
  5. Organisez dans votre établissement des visites et des débats, pour faire preuve de transparence.
  6. Assurez un suivi des affaires apportées sur votre logiciel pour EHPAD.

En conclusion : ne soyez pas découragé par la baisse de votre taux d’occupation de votre EHPAD. En suivant ces quelques conseils, vous pouvez l’augmenter rapidement et facilement. Veillez à faire le point à court terme pour mesurer l’impact de votre nouvelle stratégie sur le taux de remplissage de votre EHPAD, votre performance et votre rentabilité.

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